Hanne (til venstre) og Maria i Stab anskaffelse, gleder seg til å treffe lokale leverandører.Ønsker bedre dialog med lokale leverandører
Arendal kommune inviterer, i samarbeid med Arendal Næringsforening, lokale leverandører til en møteplass med fokus på kommunens anskaffelsesprosesser. Målgruppen er bred: både leverandører som allerede har erfaring med offentlige konkurranser og dem som er nysgjerrige, men kanskje synes regelverket virker krevende.
– Vi ønsker mer dialog og bedre samspill med leverandørene våre. Målet er å dele kunnskap og gi en forståelig oversikt over hvordan vi jobber med anskaffelser, slik at flere kan føle seg trygge på å levere tilbud, sier Maria Waagsnes, anskaffelsesrådgiver i Arendal kommune.
Hun jobber til daglig i Stab anskaffelser, sammen med Hanne Henriksen, som er fagleder for anskaffelser. Begge er tydelige på at denne første møteplassen er ment som et lavterskeltilbud for alle lokale leverandører som ønsker å lære mer om anskaffelsesprosessen.
– Målet vårt er å senke terskelen for at flere lokale leverandører skal føle seg trygge på å levere tilbud til kommunen. Maria Waagsnes, anskaffelsesrådgiver i Arendal kommune.
Derfor er dialog med markedet viktig
Kommunen vil også i årene som kommer ha behov for gode og kompetente leverandører. Samtidig vet de at anskaffelsesregelverket kan oppleves som både omfattende og vanskelig å sette seg inn i.
– Dialog med markedet er viktig fordi vi ønsker å gi lokale leverandører bedre innsikt i hvordan prosessen fungerer, hva som forventes i et tilbud, og hvorfor vi stiller de kravene vi gjør, sier Hanne Henriksen.
– Målet er å senke terskelen for deltakelse og legge til rette for godt samarbeid over tid.
På kort sikt håper kommunen at deltakerne får bedre oversikt og større trygghet i møte med konkurransegrunnlag og krav. På lengre sikt er ambisjonen at flere lokale aktører deltar i konkurranser, og at kommunen får flere gode tilbud å velge mellom.
Informasjon og rom for dialog
Møteplassen vil kombinere overordnet informasjon med mulighet for dialog og spørsmål på et generelt nivå. Fokuset er fremover: hvordan kommunen jobber med anskaffelser, og hvordan leverandører kan forberede seg på å delta i konkurranser.
– Vi opplever at mange leverandører er usikre på hva som egentlig ligger i konkurransegrunnlaget, hvilken dokumentasjon som er nødvendig, og hvordan tilbudene vurderes. Dette ønsker vi å rydde opp i, forklarer Waagsnes.
Dersom det under møteplassen kommer frem behov for mer fordypning i bestemte temaer eller bransjer, vil kommunen vurdere å arrangere egne møteplasser senere.
Åpent for dem uten erfaring også
Det er ingen forutsetning å ha levert tilbud til kommunen tidligere for å få utbytte av møtet. Tvert imot ønsker kommunen også å nå dem som står på terskelen og vurderer offentlige oppdrag for første gang.
– Mange synes offentlige anskaffelser virker krevende, og det er helt forståelig. Nettopp derfor arrangerer vi dette møtet – for å forklare prosessen på en mer praktisk og lettfattelig måte, sier Henriksen.
– Du trenger ikke kunne alt om anskaffelser fra før. Det holder å være nysgjerrig.
– God dialog gir bedre konkurranser, mer treffsikre tilbud og bedre resultater – både for kommunen og for lokalt næringsliv. Hanne Henriksen, fagleder Stab anskaffelser i Arendal kommune.
Leverandører inviteres til å sende inn innspill
For å gjøre møteplassen så relevant som mulig, åpner kommunen for at leverandører kan sende inn spørsmål og innspill i forkant. Dette kan gjøres direkte i påmeldingsskjemaet eller på e‑post.
– Når leverandørene deler hva de opplever som uklart eller utfordrende, får vi et bedre grunnlag for å bruke tiden på det som faktisk er nyttig for deltakerne, sier Waagsnes.
– Slik blir møteplassen mer treffsikker, og vi kan også ta med oss viktige innspill videre i arbeidet med konkurranser og krav.